Datenschutzhinweise für Online-Meetings,
Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“
 

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Kommunikationsplattform „Teams" informieren. Teams ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA. Es handelt sich um einen chatbasierten Arbeitsraum, der dafür optimiert wurde, mit mehreren Personen an Projekten zu arbeiten. Neben der schriftlichen Kommunikation über den Chat, ist auch der Austausch über die Video- und Telefonfunktion möglich.

Dieser Dienst wird uns von der SoCura Systems gGmbH, Kaltenbornweg 3, 50679 Köln bereitgestellt. Mit diesem Anbieter besteht ein wirksamer Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 29 KDG, der Ihre datenschutzrechtlichen Rechte aus den §§ 17 ff. KDG sicherstellt.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Caritasverband für die Diözese Würzburg e.V.

Franziskanergasse 3

97070 Würzburg

Tel.: 0931 386-66 700

E-Mail: info@caritas-wuerzburg.de

So erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten:

Thomas Sturm, Fa. actago GmbH

Straubinger Str. 7

94405 Landau

Tel.: 09951 99990 54

E-Mail: datenschutz@actago.de

2. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen MS Teams um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). MS Teams ist eine Microsoft-Office-Anwendung der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Dazu zählen in erster Linie Angaben, die zur Administration des Benutzeraccounts benötigt werden, wie Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort. Darüber hinaus können auch optionale Daten von Ihnen hinterlegt werden. Dies können Angaben zu Ihrer Abteilung, Ihre Telefonnummer oder auch Ihr individuelles Profilbild sein. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting" per Chat, Video oder Telefonat preisgeben. Insbesondere die die im Chat getätigten Texteingaben werden protokolliert und dem/den Kommunikationspartner/n offengelegt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden zudem während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Neben diesen nutzungsabhängigen Daten können auch weitere Verbindungs- und Telemetriedaten, wie z.B. die IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Daten zur Anrufqualität oder Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet werden.

Soweit eine Aufzeichnung des Online-Meeting stattfindet und Sie in eine solche eingewilligt haben, werden zusätzlich Ihre Video- und Ton- Daten gespeichert.

Zusätzlich können auch Support-/Feedbackdaten, z.B. Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetes Feedback, verarbeitet werden.

Bei Einwahl mit dem Telefon können zudem Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit sowie ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz.

4. Microsoft Teams (Umfang der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen, Verarbeitungen außerhalb der EU / EWR)

(1) Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren „Online-Meetings“ anbieten.

1. Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft 365 ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

2. Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstelltwerden kann. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen
   Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein
   Datenschutz-Risiko dar.

Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen
Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in
Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft
unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die
Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

3. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung
   durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter
   https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement  und Microsoft Teams unter
   https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch
   weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre
   personenbezogenen Daten auch in den USA. EU–Standardverträge mit Microsoft zu
   Microsoft 365 und Microsoft Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zugarantieren.

4. Die Datenschutzvereinbarung und EU-Standardvertragsklauseln mit Microsoft können Sie unter: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA abrufen.  

(2) Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Wenn eine Aufzeichnung gestartet wird, ist dies über die Teams-App ersichtlich.

(3) Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

(4) Bei Online-Meetings können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Inhalten auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

(1) Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden des Caritasverband für die Diözese Würzburg e.V. verarbeitet werden, ist § 53 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist § 6 Abs. 1 lit. f) und lit. g) des KDG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen sowie der diesbezüglichen administrativen Verwaltung.

(2) Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ § 6 Abs. 1 lit. c) KDG, soweit die Meetings im Rahmen von (Vor-) Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

(3) Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. f) und lit. g) KDG. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

6. Empfänger / Weitergabe von Daten

(1) Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitarbeitenden, Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

(2) Weitere Empfänger: Microsoft als Anbieter von MS Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den unter 5. Aufgeführten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages zwischen unserem Dienstleister, der SoCura Systems gGmbH mit MS Teams vorgesehen ist: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA  

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union / Europäischen Wirtschaftsraums

(1) MS Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter in Teilen aus den USA erbracht wird.

Hierzu ist am 10. Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework in Kraft getreten. Dies stellt nach § 40 Abs. 1 KDG eine geeignete Garantie im Sinne eines Angemessenheitsbeschlusses dar, soweit sich der Anbieter hierfür zertifiziert hat.

Die Microsoft Corporation ist laut https://www.dataprivacyframework.gov/list entsprechend zertifiziert, womit ein angemessenes Schutzniveau aufgrund des o.g. Abkommens vorliegt. Die Verarbeitung in den USA ist damit ausreichend europarechtlich gesichert.

Zudem wurde mit dem Anbieter von MS Teams durch unseren Dienstleister, die SoCura Systems gGmbH, ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von § 29 KDG entspricht.

(2) Weitere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhalten Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatementund https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

(3) Einstellmöglichkeiten und sonstige Informationen zum Schutz Ihrer Daten erhalten Sie unter: https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products#OST.

8. Löschung von Daten

(1) Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

(2) Verwendungsberichte, die z. B. die Einwahldaten und andere Informationen zur Aktivität beinhalten, werden spätestes nach 180 Tagen gelöscht. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-activity-reports und https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/teams-analytics-and-reports/teams-reporting-reference?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH.

9. Ihre Rechte als Betroffene/r

1. Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Datenverarbeitung:

Recht auf Auskunft zu Ihren gespeicherten Daten (§ 17 KDG),

Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten (§§ 18, 19 KDG),

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (§ 20 KDG),

Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG),

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß § 6 Abs. 1 lit. f) und lit. g) KDG, haben Sie das Recht, gemäß § 23 KDG Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

(2) Von Ihren Rechten können Sie jederzeit Gebrauch machen. Wir erläutern Ihnen auch gern in Ruhe die Details sowie mögliche Einschränkungen der einzelnen Rechte, kommen Sie diesbezüglich einfach auf uns zu.

(3) Eine Auskunft zu Ihren von uns gespeicherten Daten erhalten Sie zum Teil bereits mit dieser Datenschutzerklärung (Informationspflichten gem. § 14 KDG). Das schließt selbstverständlich nicht aus, dass Sie eine Auskunft jederzeit einholen können, weil wir möglichweise in Zukunft auch (neue) Daten von Ihnen für weitere Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung nicht aufgeführt sind, verarbeiten könnten.

(4) Weitere Informationen bzgl. Ihrer Betroffenenrechte gegenüber Microsoft
erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement  und Microsoft Teams unter
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

10. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Falls Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an die unter Nr. 1 genannten Stellen.

Stand: Januar 2024